Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks là chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay. EasyBooks – sản phẩm của Viettel – giúp kế toán viên dễ dàng quản lý dữ liệu, lập báo cáo và theo dõi tài chính một cách chính xác, tuân thủ đầy đủ Thông tư 200/2014 và 133/2016 của Bộ Tài chính. Trong bài viết này, MCC.Group sẽ chia sẻ chi tiết hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks cho người mới bắt đầu, bao gồm cách cài đặt, thao tác lập chứng từ, cũng như mẹo tối ưu giúp bạn làm kế toán nhanh và hiệu quả hơn.

1. EasyBooks là gì?

EasyBooks là phần mềm kế toán trực tuyến nằm trong hệ sinh thái Viettel Business, được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện kế toán – thuế – tài chính trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) hiện đại. Với EasyBooks, người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng kết nối hóa đơn điện tử, chữ ký số và hệ thống tra cứu dữ liệu của Tổng cục Thuế, giúp quá trình kế toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Ưu điểm nổi bật của EasyBooks

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cả với người mới bắt đầu học kế toán.
• Đáp ứng đa dạng loại hình doanh nghiệp, từ hộ kinh doanh nhỏ đến công ty quy mô lớn.
• Phân quyền người dùng chi tiết, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu tối đa.
• Miễn phí kết nối hóa đơn điện tử và nâng cấp phần mềm trọn đời.
• Tự động lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế đúng theo Thông tư 200/2014 và 133/2016 của Bộ Tài chính.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks

Phần mềm kế toán EasyBooks mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích vượt trội trong việc quản lý tài chính – kế toán – thuế. Đây là công cụ giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu quy trình vận hành hiệu quả hơn.

2.1. Tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán

EasyBooks cho phép tự động tạo chứng từ, hạch toán, kết chuyển sổ sách chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế lỗi nhập liệu thủ công và tăng độ chính xác trong báo cáo.

2.2. Đồng bộ hóa đơn điện tử với cổng thuế

Phần mềm đồng bộ trực tiếp dữ liệu hóa đơn điện tử từ hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp đảm bảo kê khai thuế đúng quy định và giảm rủi ro sai lệch thông tin.

2.3. Cảnh báo rủi ro kế toán thông minh

EasyBooks được tích hợp tính năng cảnh báo tự động khi phát hiện các rủi ro như mã số thuế ngừng hoạt động, âm quỹ, âm kho hoặc sai lệch số liệu, giúp kế toán viên chủ động xử lý kịp thời.

2.4. Làm việc linh hoạt, quản lý mọi lúc mọi nơi

Vì hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), người dùng có thể truy cập phần mềm kế toán EasyBooks từ máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng, thuận tiện cho việc kiểm tra và theo dõi tài chính doanh nghiệp từ xa.

2.5. Hỗ trợ kỹ thuật miễn phí, cập nhật liên tục

Mọi người dùng EasyBooks đều được hỗ trợ kỹ thuật miễn phí và nâng cấp phần mềm tự động, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định, tuân thủ các quy định mới nhất của Bộ Tài chính.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks cho người mới bắt đầu

Phần này sẽ hướng dẫn bạn sử dụng EasyBooks theo từng bước, từ cài đặt, cấu hình đến xuất báo cáo.

3.1. Cài đặt và khởi tạo hệ thống

Bước 1: Truy cập website EasyBooks Viettel và đăng ký tài khoản doanh nghiệp.

Bước 2: Chọn thông tư kế toán áp dụng (133 hoặc 200) tùy theo loại hình doanh nghiệp.

Bước 3: Cấu hình hệ thống với các thông tin cơ bản như tên công ty, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, kỳ kế toán.

Lưu ý:

• Phí khởi tạo hệ thống chỉ 1.000.000đ/lần duy nhất.
• Gói sử dụng linh hoạt từ 1–5 năm, phù hợp với doanh nghiệp có < hoặc > 5.000 chứng từ/năm.

3.2. Phân quyền người dùng

Một điểm mạnh của phần mềm kế toán EasyBooks là khả năng phân quyền chi tiết cho từng tài khoản.

• Kế toán tổng hợp: quản lý toàn bộ chứng từ, báo cáo, dữ liệu kế toán.
• Kế toán bán hàng, mua hàng: tạo, chỉnh sửa chứng từ theo phạm vi được cấp quyền.
• Giám đốc: chỉ có quyền xem báo cáo tài chính và thống kê tổng hợp.

Phần mềm còn ghi lại nhật ký truy cập, giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động và truy vết sai sót dễ dàng khi cần thiết.

3.3. Thiết lập danh mục và nhập dữ liệu ban đầu

Trước khi ghi nhận nghiệp vụ kế toán, người dùng cần tạo các danh mục cơ bản như:

• Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, kho, tài khoản kế toán.
• Nhập số dư đầu kỳ: tiền mặt, tồn kho, công nợ, tài sản cố định.

EasyBooks hỗ trợ import dữ liệu từ file Excel, giúp kế toán tiết kiệm thời gian thiết lập ban đầu và giảm thiểu sai sót khi chuyển đổi dữ liệu.

3.4. Lập chứng từ và hạch toán

Tại giao diện chính của phần mềm kế toán EasyBooks, người dùng có thể dễ dàng:

• Tạo phiếu thu, phiếu chi, nhập – xuất kho, hóa đơn mua bán.
• Phần mềm tự động hạch toán định khoản dựa trên thiết lập sẵn, giúp giảm lỗi nhập liệu.
• Cho phép gộp nhiều hóa đơn hoặc tạo chứng từ hàng loạt, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều giao dịch mỗi ngày.

3.5. Quản lý thuế và hóa đơn điện tử

Đây là tính năng nổi bật khiến EasyBooks được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Phần mềm cho phép đồng bộ hóa đơn điện tử từ hệ thống thuế quốc gia (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) và tự động cảnh báo hóa đơn sai, trùng hoặc bị hủy.

Kế toán có thể lập và nộp tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN trực tiếp trên phần mềm, đồng thời kết xuất file XML, Excel, PDF để nộp cơ quan thuế dễ dàng.

3.6. Lập và xuất báo cáo kế toán

EasyBooks hỗ trợ đầy đủ mẫu báo cáo theo chuẩn Bộ Tài chính, gồm:

• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, bảng cân đối phát sinh

Tất cả đều có thể xuất sang Excel hoặc PDF, in hàng loạt hoặc gửi qua email. Phần mềm còn tự động kiểm tra và cảnh báo sai lệch dữ liệu trước khi in báo cáo.

3.7. Sao lưu và khôi phục dữ liệu

Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ an toàn trên hệ thống Cloud Viettel, đảm bảo tính bảo mật và ổn định cao.

Nếu kế toán xóa nhầm hoặc chỉnh sửa sai chứng từ, phần mềm kế toán EasyBooks hỗ trợ khôi phục dữ liệu trong vòng 90 ngày, giúp giảm rủi ro mất thông tin quan trọng.

4. Mẹo sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks hiệu quả

Để làm việc hiệu quả hơn, kế toán viên nên áp dụng các mẹo sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks sau:

Kích hoạt định khoản tự động

Cho phép phần mềm tự động nhận diện nghiệp vụ và hạch toán chính xác, giảm khối lượng nhập liệu thủ công.

Tận dụng tính năng sao chép chứng từ

Tính năng này cực kỳ hữu ích khi cần xử lý hàng trăm chứng từ có nội dung tương tự, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.

Thiết lập phân bổ chi phí ngay từ đầu kỳ

Việc này giúp EasyBooks tự động phân bổ và khấu hao tài sản cố định, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế.

Theo dõi cảnh báo âm kho, âm quỹ

Cảnh báo thông minh của EasyBooks giúp doanh nghiệp tránh sai lệch dòng tiền và kiểm soát tồn kho hiệu quả.

Tham gia nhóm hỗ trợ kế toán EasyBooks

Tham gia nhóm Zalo hỗ trợ chính thức để được giải đáp thắc mắc, nhận hướng dẫn nghiệp vụ nhanh chóng từ Viettel.

5. Dịch vụ hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks tại MCC.Group

MCC.Group là đơn vị tư vấn kế toán – pháp lý uy tín hàng đầu tại Đồng Nai và Bình Dương, đồng thời là đối tác triển khai phần mềm kế toán EasyBooks của Viettel. Với hơn 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp, MCC.Group mang đến giải pháp đào tạo và hướng dẫn sử dụng phần mềm EasyBooks chuyên nghiệp – hiệu quả – dễ hiểu cho mọi quy mô kinh doanh.

Dịch vụ của MCC.Group bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn gói phần mềm EasyBooks phù hợp với đặc thù hoạt động và quy mô từng doanh nghiệp.
• Cài đặt, cấu hình và hướng dẫn sử dụng chi tiết, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp nhanh chóng làm chủ phần mềm.
• Hỗ trợ khai báo thuế, đồng bộ hóa hóa đơn điện tử, sao lưu và bảo mật dữ liệu an toàn.
• Bảo hành và hỗ trợ sau bán thông qua Zoom, Zalo hoặc hotline riêng, đảm bảo doanh nghiệp luôn được giải đáp kịp thời.

Với quy trình hướng dẫn bài bản, đội ngũ chuyên viên của MCC.Group giúp doanh nghiệp vận hành phần mềm kế toán EasyBooks trơn tru, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật kế toán – thuế hiện hành.

Phần mềm kế toán EasyBooks được đánh giá là giải pháp số hóa kế toán toàn diện, với giao diện thân thiện, khả năng tự động hóa cao, cảnh báo sai sót thông minh và chi phí triển khai hợp lý. Đây là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp Việt muốn tối ưu quy trình quản lý tài chính, minh bạch dữ liệu và nâng cao hiệu suất làm việc.

Phần mềm kế toán EasyBooks là giải pháp số hóa kế toán toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tự động hóa nghiệp vụ và tuân thủ quy định thuế. Nếu bạn đang tìm hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks hoặc cần triển khai trọn gói, hãy liên hệ MCC.Group – đối tác chính thức của Viettel qua hotline 0973 53 59 56 để được tư vấn và nhận ưu đãi đặc biệt năm 2025.