Cách sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc áp dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian và tuân thủ đúng quy định kế toán – thuế.
Trong số các phần mềm hiện nay, EasyBooks của Viettel nổi bật nhờ thiết kế thân thiện, dễ sử dụng và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp – từ hộ kinh doanh nhỏ đến công ty quy mô lớn. Bài viết dưới đây của MCC.Group sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks từ khâu đăng nhập, cài đặt ban đầu đến thực hiện các nghiệp vụ kế toán cơ bản – giúp bạn nhanh chóng làm chủ công cụ này.
1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks
EasyBooks là phần mềm kế toán online do Viettel phát triển, được thiết kế nhằm đơn giản hóa công việc kế toán nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các chuẩn mực tài chính theo Thông tư 133 và 200 của Bộ Tài chính.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks Viettel cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, hãy cùng điểm qua những lợi ích nổi bật mà EasyBooks mang lại cho người dùng:
- Dễ sử dụng: Giao diện được thiết kế tối giản, trực quan, giúp kế toán viên thao tác nhanh dù chưa từng sử dụng phần mềm trước đó.
- Tự động hóa cao: Hệ thống tự động hạch toán, liên kết sổ cái và báo cáo tài chính, giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.
- Làm việc trực tuyến: Dữ liệu được đồng bộ trên nền tảng Cloud, kế toán có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi qua máy tính hoặc điện thoại.
- Đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam: Các mẫu sổ sách, chứng từ, báo cáo được cập nhật đúng Thông tư 133 và 200 của Bộ Tài chính.
- Bảo mật tuyệt đối: Dữ liệu kế toán được mã hóa và sao lưu định kỳ trên hệ thống Viettel, đảm bảo an toàn cao.
- Tích hợp toàn diện: Kết nối đồng bộ với phần mềm hóa đơn điện tử, thuế và bảo hiểm, giúp kế toán xử lý nhanh và chính xác.
2. Cách cài đặt và đăng nhập phần mềm kế toán EasyBooks
Để bắt đầu sử dụng phần mềm, bạn cần thực hiện các bước cài đặt và đăng nhập cơ bản như sau:
Bước 1: Đăng ký tài khoản EasyBooks
Bạn có thể đăng ký tài khoản dùng thử hoặc chính thức tại website: https://easybooks.vn.
Chọn mục “Đăng ký dùng thử” hoặc “Đăng ký chính thức”, sau đó điền các thông tin cơ bản:
- Tên công ty hoặc hộ kinh doanh
- Mã số thuế
- Email và số điện thoại
- Ngành nghề kinh doanh
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi email xác nhận và hướng dẫn kích hoạt tài khoản.
Cách cài đặt và đăng nhập phần mềm kế toán EasyBooks Viettel đơn giản cho người mới
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống
Truy cập trang https://easybooks.viettel.vn, nhập tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp.
Khách hàng MCC.Group sẽ được hướng dẫn cài đặt cấu hình, tạo kỳ kế toán và phân quyền người dùng ngay trên hệ thống.
Bước 3: Thiết lập thông tin doanh nghiệp
Tại giao diện chính, chọn “Hệ thống” → “Thông tin doanh nghiệp” để nhập:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại
- Hệ thống tài khoản kế toán (theo Thông tư 133 hoặc 200)
- Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ
- Logo công ty (nếu có)
Việc thiết lập chính xác bước này giúp phần mềm tự động tạo sổ sách, chứng từ theo quy chuẩn kế toán của bạn.
3. Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks
Sau khi đã đăng nhập và thiết lập xong thông tin doanh nghiệp, bạn có thể bắt đầu thao tác các nghiệp vụ kế toán cơ bản.
3.1. Nhập danh mục ban đầu
Trước khi ghi nhận chứng từ, bạn cần khai báo các danh mục cố định gồm:
- Danh mục tài khoản kế toán
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
- Danh mục vật tư, hàng hóa, dịch vụ
- Danh mục nhân viên, phòng ban
Thao tác:
Vào menu “Danh mục” → chọn nhóm cần khai báo → nhấn “Thêm mới” → nhập thông tin → lưu lại.
3.2. Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Đây là bước quan trọng nhất trong cách sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ sau:
- Thu, chi tiền mặt / tiền gửi ngân hàng
- Mua hàng, bán hàng, công nợ phải thu – phải trả
- Nhập – xuất kho hàng hóa, sản phẩm
- Tính lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân
- Khấu hao tài sản cố định
- Kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ
Khi nhập chứng từ, hệ thống tự động hạch toán bút toán định khoản. Ví dụ:
- Khi mua hàng: Nợ 156 / Có 331
- Khi bán hàng: Nợ 131 / Có 511, 3331
Điểm đặc biệt là EasyBooks cho phép liên kết trực tiếp hóa đơn điện tử Viettel Invoice, giúp kế toán không phải nhập lại dữ liệu thủ công.
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks Viettel cho người mới
3.3. Theo dõi công nợ và tồn kho
Trong mục “Báo cáo” → “Công nợ”, bạn có thể tra cứu chi tiết từng khách hàng, nhà cung cấp theo thời gian thực.
Tương tự, phần “Kho” → “Báo cáo tồn kho” sẽ giúp bạn biết được số lượng hàng còn, giá trị tồn và lịch sử xuất nhập.
3.4. Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế
Chỉ với vài thao tác, bạn có thể xuất toàn bộ:
- Sổ cái, sổ nhật ký chung
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN
Hệ thống cho phép xuất báo cáo ra Excel hoặc PDF và gửi trực tiếp cho giám đốc, cơ quan thuế qua email.
4. Mẹo sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks hiệu quả cho kế toán viên
Để sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks hiệu quả và tiết kiệm thời gian, bạn nên lưu ý một số mẹo sau:
- Tạo các mẫu chứng từ thường dùng:
Với những nghiệp vụ lặp lại như chi phí điện nước, văn phòng phẩm hay chi phí tiếp khách, bạn có thể tạo sẵn mẫu chứng từ trên EasyBooks. Việc này giúp rút ngắn thao tác nhập liệu, giảm sai sót và tăng tốc độ hạch toán đáng kể.
- Phân quyền người dùng rõ ràng:
Nếu doanh nghiệp có nhiều kế toán cùng làm việc, hãy phân quyền chi tiết trên phần mềm kế toán EasyBooks theo từng vai trò như kế toán bán hàng, kế toán kho hoặc kế toán tổng hợp. Điều này không chỉ giúp kiểm soát dữ liệu mà còn tránh tình trạng chỉnh sửa chồng chéo.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ:
Mặc dù EasyBooks lưu trữ dữ liệu tự động trên nền tảng Cloud, MCC.Group khuyến nghị kế toán viên nên sao lưu thủ công định kỳ hàng tháng để tăng mức độ an toàn và dễ dàng phục hồi khi cần.
- Cập nhật phiên bản mới thường xuyên:
Phần mềm kế toán EasyBooks liên tục cập nhật các biểu mẫu, quy định thuế và chuẩn mực kế toán mới nhất. Việc thường xuyên nâng cấp giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tận dụng được các tính năng mới tối ưu hơn.
- Tích hợp với hóa đơn điện tử Viettel Invoice:
Đây là mẹo được nhiều kế toán đánh giá cao. Khi kết nối EasyBooks với phần mềm hóa đơn điện tử Viettel Invoice, toàn bộ dữ liệu doanh thu, hóa đơn và báo cáo thuế được đồng bộ tự động, giúp kế toán xử lý nhanh hơn và tránh sai lệch số liệu.
5. MCC.Group – Đơn vị tư vấn & hỗ trợ phần mềm kế toán EasyBooks uy tín
Trải qua hơn 20 năm hoạt động trong lĩnh vực kế toán, thuế và tư vấn doanh nghiệp, MCC.Group đã trở thành đơn vị tiên phong trong việc triển khai và hỗ trợ phần mềm kế toán EasyBooks Viettel cho hàng nghìn doanh nghiệp.
Chúng tôi không chỉ cung cấp phần mềm EasyBooks chính hãng mà còn mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn:
- Hỗ trợ cài đặt, đào tạo sử dụng và chuyển đổi dữ liệu kế toán hoàn toàn miễn phí.
- Cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói tích hợp EasyBooks, tối ưu chi phí nhân sự và vận hành.
- Tư vấn lựa chọn gói phần mềm phù hợp với quy mô hoạt động (từ hộ kinh doanh đến doanh nghiệp lớn).
- Cập nhật chính sách kế toán – thuế mới nhất năm 2025, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định.
Nhờ sự chuyên nghiệp và am hiểu thực tế, MCC.Group là lựa chọn đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp tại Bình Dương, Đồng Nai và TP.HCM khi triển khai phần mềm kế toán EasyBooks.
Việc sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks không chỉ giúp kế toán viên làm việc nhanh hơn, chính xác hơn mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả trong thời đại số. Nếu bạn cần tư vấn triển khai, cài đặt hoặc đào tạo sử dụng EasyBooks, hãy liên hệ ngay MCC.Group – đối tác chính thức của Viettel qua hotline 0973 53 59 56 để được hỗ trợ miễn phí và trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm nhất.
