5 điều về hoá đơn điện tử nên biết chi tiết năm 2024

Tác động của nền công nghiệp 4.0 ngành càng mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực của đời sống. Hoá đơn điện tử là minh chứng rõ nhất cho việc chuyển đổi số. Thế nhưng để sử dụng loại hóa đơn đặc biệt này cần có sự tìm hiểu kỹ lưỡng những quy định của pháp luật về vấn đề này.

Hóa đơn điện tử là gì?

Trước tiên cần quan tâm hóa đơn điện tử là gì? Khái niệm nay được quy định chi tiết trong các luật hiện hành. Cụ thể theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có giải thích chi tiết về khái niệm hóa đơn bằng hình thức điện tử.

Muốn sử dụng hoá đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu nhất định

Nghị định này nêu rõ: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Trong đó, đối với loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế là hóa đơn dưới dạng điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn này bao gồm giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Còn dạng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là dạng hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn dữ liệu điện tử được sử dụng phổ biến hơn trong thực tế kinh doanh, mua bán.

Trong khi đó, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 cũng cho biết: “Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác”.

5+ điều về hóa đơn điện tử nên biết 

Để sử dụng hóa đơn phương thức điện tử đúng luật, hiệu quả, phù hợp với hoàn cảnh thì cần có những hiểu biết nhất định. Trong đó một số vấn đề quan trọng cần phải biết về loại hóa đơn đặc biệt này đều được quy định khá chi tiết trong luật.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn online 

Tại Điều 90 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 nêu rõ: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ”.

Có nhiều đối tượng khác nhau được áp dụng hoá đơn điện tử

Cùng với đó, luật này cũng yêu cầu việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử phải dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Ở đây đáng nói, các đối tượng này cần phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay hóa đơn phương thức điện tử được áp dụng chủ yếu khi bán hàng hóa cũng như cung cấp các dịch vụ. Cụ thể, theo Điều 91 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định chi tiết các đối tượng áp dụng hóa đơn dữ liệu điện tử hiện hành.

Đó là các đối tượng bao gồm: doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Ngoài ra, còn có các đối tượng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Yêu cầu để sử dụng hóa đơn trực tuyến 

Luật hiện nay cũng quy định chi tiết khi các đối tượng thuộc quy định áp dụng hóa đơn loại điện tử cũng cần phải đáp ứng những yêu cầu nhất định. Cụ thể, khi thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử các đối tượng thuộc diện áp dụng phải xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.

Đồng thời, các đối tượng áp dụng hóa đơn loại hình điện tử còn phải đảm bảo việc truyền dữ liệu đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn  không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ hoá đơn điện tử được cung cấp rộng rãi

Địa chỉ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, giá tốt

Có thể nói rằng để sử dụng hóa đơn theo phương thức điện tử đúng luật cần đáp ứng nhiều điều kiện khác nhau. Trong thực tế không phải cá nhân, đơn vị nào cũng có khả năng, sự am hiểu pháp luật để thực hiện được những yêu cầu này này. Một giải pháp được đưa ra đó chính là sử dụng các dịch vụ hóa đơn điện tử. Hiện dịch vụ này đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để ứng dụng và sử dụng rộng rãi hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh của mình.

Thế nhưng vấn đề đặt ra đó chính là làm sao để tìm được dịch vụ chất lượng. Các đơn giản và hiệu quả nhất đó chính là tìm đến những địa chỉ cung cấp uy tín. Một trong những gợi ý hàng đầu phải kể đến Công ty kế toán Minh Minh. Dịch vụ này được kế toán Minh Minh cung cấp với quy trình bài bản, đáp ứng yêu cầu của pháp luật về sử dụng hóa đơn phương thức điện tử cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử với chi phí tối ưu nhất thông qua Kế toán Minh Minh. Quý khách hàng quan tâm và có nhu cầu có thể liên hệ ngay 0973 53 59 56 để được tư vấn, hỗ trợ.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói

Xem thêm: Dịch vụ kế toán Biên Hoà